Договорная работа

Приложение «ELMA: Электронный документооборот» может использоваться для решения самого широкого круга задач документооборота организации. Одним из популярных применений системы является договорная работа, то есть организация движения и проведение соответствующих работ с договорами организации.

В организациях, не использующих системы электронного документооборота, процесс договорной работы обычно выглядит примерно следующим образом:

1. Документ создается. Обычно договор создается на основании некоторого шаблона или по образцу старых договоров. Менеджер вручную заменяет старые значения новыми.
   
2. Документ согласуется с юристом. Юрист проверяет правильность оформления документа. Обычно менеджер передает документ или по электронной почте, или по локальной сети, или лично в бумажном варианте.
3. Документ согласуется с профильными руководителями организации. Обычно для передачи документа используются такие же каналы и способы, что и в случае с юристом.
   
4. Документ подписывается генеральным директором.
   
5. Когда согласование документа успешно завершено, документ регистрируется в архиве организации секретарем. Сам процесс регистрации в разных организациях может значительно различаться.
   
6. Документ доставляется до лиц, для которых изначально создавался. Контролируется подписание документа.

Такой подход имеет ряд недостатков. Во-первых, в ряде организаций бывает сложно отследить, где в данный момент находится документ, какие работы по нему ведутся и ведутся ли вообще. Во-вторых, в случае внесения в документ поправок и коррективов, становится неясно, с актуальными ли версиями документа работают исполнители – нередко ведется параллельная работа сотрудников с самыми разными версиями, в основном с уже устаревшими. В третьих, по результатам такого неконтролируемого согласования сложно сформировать единый документ – лист согласования – в котором бы было видно, кто, когда и какие решения вынес по документу.

Реализация в приложении «ELMA: Электронный документооборот»

В приложении «ELMA: Электронный документооборот» работу с договорами лучше всего организовать в виде маршрута. Графическая схема маршрута приведена на рисунке. Основная часть операций с документом выполняется автоматически, без действий реальных сотрудников организации. Операции, которые выполняются пользователями, на рисунке помечены красными прямоугольниками.

Создание договора

Прежде, чем отправить документ по маршруту, его необходимо создать. При создании договора менеджер может выбрать готовый файл договора с жесткого диска или же сформировать новый договор на основании некоторого шаблона.

Когда договор будет создан, его можно будет отправить по маршруту. Так как документ может быть послан по различным маршрутам, созданным в системе, менеджеру потребуется определить, по какому именно маршруту требуется послать документ.

Шаг 1. Согласование юристом

В соответствии с картой маршрута, первой операцией, которую выполняет пользователь, является задача согласования документа юристом.

На форме задачи согласования доступна ее постановка и информация по документу. Карточку документа и файл версии можно просмотреть, просто щелкнув мышью по имени документа. Для согласования документа в меню доступны операции: «Согласовать» и «Отказать».

Шаг 2. Отправка юристом на согласование

Если юрист согласует документ и не отправляет его на переделку, наступает очередь согласования профильными руководителями организации. Отправку документа на согласование профильным руководителям осуществляет юрист – он определяет участников, ставит срок, пишет комментарий к согласованию. Согласование может быть последовательным или параллельным.

Шаг 3. Согласование профильными руководителями

Сам процесс согласования договора профильными руководителями принципиально ничем не отличается от процесса согласования юристом – они работают с точно такой же страницей задачи согласования.

В нижней части страницы задачи согласования можно просмотреть лист согласования, в котором перечислены все участники согласования, их решения по документу, комментарий и дата выполнения задачи.

Согласованный договор уходит на подписание генеральному директору. На задаче подписания директор видит все версии документа и может определить, какую из них необходимо подписать. Директору доступны 2 операции: «подписано» и «не подписано».

Шаг 5. Регистрация в Канцелярии

После того, как договор был подписан генеральным директором, документ следует зарегистрировать в Канцелярии организации. Делопроизводитель заполняет регистрационно-контрольную карточку документа, при этом автоматически создается соответствующая запись в журнале регистрации.

Благодаря использованию приложения «ELMA: Электронный документооборот» удается сделать выполнение работ по договорам более четким, организованным. Документ не теряется у исполнителей, а руководители всегда в курсе, кто и какие задачи по документу выполняет в текущий момент. По окончанию процедуры согласования договора формируется лист согласования, в котором четко видно, кто и в какое время закончил работу с документом.